20 Trucos que Transforman a Cualquier Persona en un Experto en Excel

20 Trucos que Pueden Convertir a Cualquier Persona en un Experto en Excel

En primer lugar, en esta publicación aprenderá 20 increíbles Trucos de Excel.

Puede que no lo sepas, pero existen algunos trucos sencillos en Excel, pero uno que tiene un gran impacto en nuestra productividad al operar con una o varias hojas de cálculo. Entonces, algunos de estos trucos son atajos de Excel

Ver también: 92 atajos de Excel

En segundo lugar, sin importar si eres un usuario principiante o avanzado, estoy seguro de que tu día a día es muy ” difícil ” y, en ocasiones, algunas cosas simples terminan siendo inevitablemente olvidadas.

Así que aquí hay 20 trucos útiles de Excel que puede que no conozcas o incluso que hayas olvidado.

1. Un Clic para Seleccionar Todas las Celdas en Excel

En primer lugar, ¿sabía que con solo hacer clic en el botón de la esquina, como se muestra en la imagen a continuación, se seleccionarán todas las celdas de la hoja de cálculo? Pero también puede hacer esta selección usando el acceso directo CRTL + E

 

2. Abrir Archivos de Excel de Forma Masiva

Posteriormente, en lugar de abrir archivos uno a uno cuando tienes varios archivos, en definitiva, puedes abrirlos todos a la vez. Sin embargo, simplemente seleccione los archivos que desea abrir, luego presione inmediatamente la tecla ENTER en su teclado. Asegúrese de que todos los archivos se abran al mismo tiempo.

 

3. Moverse Entre Diferentes Archivos de Excel

Eventualmente es necesario trabajar con varias hojas de cálculo y es muy incómodo estar cambiando entre ellas. A veces, hay tantas hojas de cálculo abiertas que terminamos confundiendo y cambiando datos importantes en una hoja de cálculo, que no debería haberlo hecho (¡esto me ha pasado mucho!).

Mientras usa Ctrl + Tab simultáneamente, puede cambiar entre todos los archivos que están en la misma categoría. Por ejemplo: si tiene varias hojas de cálculo abiertas, cuando use Ctrl + Tab, solo cambiará entre hojas de cálculo de Excel. Por lo tanto, esta función también es aplicable a otros archivos, como pestañas en los navegadores.

 

4. Cree un Nuevo Menú de Acceso Directo En Excel

Por lo tanto, hay tres atajos en el menú superior, que están en Guardar, Deshacer escritura y repetir escritura. Sin embargo, si desea utilizar más accesos directos, como Copiar, Pegar, Impresión rápida, Vista previa de impresión, puede configurarlos de la siguiente manera:

Archivo -> Opciones -> Barra de herramientas de acceso rápido, agregue Cortar y Copiar de la columna de izquierda a derecha y Guardar. Verá dos accesos directos más agregados en el menú superior. Sobre todo, te sugiero que solo uses los atajos que sean realmente útiles, de lo contrario tendrás una barra muy “contaminada” visualmente.

 

5. Agrega una Línea Diagonal en una Celda.

A veces la gente me pregunta cómo agregar una línea en diagonal, sin tener que Insertar una forma de línea y dibujarla en diagonal en la celda. Entonces puede agregar la línea en diagonal de la siguiente manera:

Haga clic en el botón Derecho en la celda -> Formato de celdas -> Abra la pestaña Borde -> Y seleccione la opción para insertar una línea diagonal como se muestra a continuación.

Más tarde, puede utilizar las mismas funciones de borde, como cambiar el color y el estilo.

 

6. Agregue Más de una fila o Columna Nueva

Eventualmente, necesitará insertar más de una fila en su hoja de cálculo de Excel. ¡Pero insertar una línea una por una es una pérdida de tiempo!

Sobre todo, la mejor manera de insertar varias filas o columnas a la vez es seleccionar la cantidad de filas que desea agregar, es decir, -> Botón derecho del mouse -> Insertar -> Desplazar celdas hacia abajo (o cualquier otro opción)

En resumen, el método es el mismo, la diferencia es que seleccionarás la cantidad que necesitas ingresar. Hay un atajo en Excel para insertar filas / columnas. Intente usar el atajo Ctrl +

Insertar líneas: seleccione una línea y presione CTRL +

Insertar columnas: seleccione una columna y presione CTRL +

 

7. Mueva y Copie Datos en Celdas Rápidamente

De todos modos, si desea mover una columna de datos en una hoja de cálculo, la forma más rápida es seleccionar el rango y mover el puntero al borde de la selección, luego el puntero del mouse se convierte en un ícono de cuatro flechas, arrastre para mover el altavoz libremente a donde quieras.

Pero, ¿y si desea copiar los datos? Por lo tanto, puede dejar el botón Ctrl presionado antes de arrastrar; finalmente, la columna se moverá al destino, pero quedará una copia.

8. Elimine las Celdas en Blanco Rápidamente

Es probable que en su hoja de cálculo algunos datos ya aparezcan en blanco por varias razones. Si necesita eliminar estos datos para mantener la precisión, especialmente cuando necesita hacer un cálculo promedio, la forma rápida de eliminar todas las celdas blancas es filtrar todas las celdas y eliminarlas con un clic.

Elija la columna que desea filtrar, vaya a:

DATOS -> FILTRO

Ahora en el filtro creado:

Haga clic en la flecha junto al nombre de la columna -> Anule la selección de la opción (Seleccionar todo) -> Marque la opción (vacía) o (Blancos en inglés) -> Haga clic en Aceptar.

Elimina las líneas en blanco.

Atención: solo borre la fila si está realmente seguro de que no hay otros datos importantes en otras columnas.

 

9. Busque Caracteres Especiales en Excel

Existe una opción en Excel donde puede buscar caracteres especiales como puntuación ?, @,!, *, ^, $. Sin embargo, supongamos que desea realizar una búsqueda para encontrar solo las celdas que contienen el punto “?”. Si intenta buscar solo el símbolo “?” No va a funcionar. Haz la prueba.

Para poder localizar los símbolos utilice el siguiente formulario:

Ctrl + B (abrirá el cuadro de búsqueda)> En el cuadro de búsqueda, coloque “~” y luego la puntuación que desea buscar.

Ejemplo: ~?

En el siguiente ejemplo, buscamos todas las celdas que contienen el signo de interrogación.

 

10. Genere un Valor Único en una Columna en Excel

Muchos desconocen la facilidad de uso del filtro avanzado de Excel. En este ejemplo, aprenderá a filtrar los valores únicos de una columna que tiene varios valores.

En el siguiente ejemplo, queremos filtrar todos los nombres únicos a la vez.

De todos modos, para hacer esto debe ir a

• Datos-> Avanzado -> Aparecerá una ventana para las opciones de Filtro Avanzado
• Elija la opción Copiar en otro lugar
• Haga clic en el campo Rango de Lista y seleccione la lista completa que será filtrado
• En este post no vamos a hablar de la opción Rango de Criterios
• Haga clic en el campo Copiar a otro lugar y seleccione dónde se filtrarán los datos-> Activar la opción Sólo registros Unicos
• Haga clic en Aceptar. Se filtrarán todos los valores únicos de la lista, como se muestra a continuación.

 

11. Restricción de Entrada con Función de Validación de Datos

Para mantener la validez de los datos, a veces es necesario restringir el valor de entrada y ofrecer algunas opciones para ingresar datos. Por ejemplo, está creando una hoja de cálculo para un evento y solo las personas de entre 18 y 60 años pueden ingresar a este evento.

Para asegurarse de que no se ingresen datos fuera de este rango de edad, debe restringirlos de la siguiente manera:

Seleccione todas las celdas que necesitan tener esta restricción -> Datos -> Validación de datos. En la opción Permitir, elija la opción Numero Entero-> Ponga el valor mínimo y luego ponga el valor máximo -> Haga clic en Aceptar.

Cada vez que alguien coloca un valor que no está dentro de la restricción que colocó, aparecerá un mensaje de error.

Nota Puede personalizar el mensaje de error en la pestaña Mensaje de entrada y Alerta de error.

12. Navegación Rápida con Ctrl + Flecha Direccional

Al hacer clic en Ctrl + flecha direccional en el teclado, puede saltar a los bordes de la hoja de cálculo y en diferentes direcciones. Por ejemplo, si desea ir a la fila inferior de la hoja de cálculo, presione Ctrl + flecha hacia abajo. Repita el comando para ir al final de toda la hoja de cálculo.

Ctrl + ↑ – primera celda llena en la columna de datos actual

Ctrl + ↓ – última celda llena en la columna de datos actual

Ctrl + → – primera celda llena en la fila de datos actual

Ctrl + ← – primera celda llena en la fila de datos actual

Ctrl + inicio – celda de inicio de la hoja de cálculo

Ctrl + fin – celda final de la hoja de cálculo

Truco

 

13. Transponer datos de una fila a una Columna

Muchas personas que trabajan con Excel ya han pasado por la situación de rehacer una hoja de cálculo, para pasarla a otro formato. Aprenderá que no es necesario que vuelva a escribir todo. Solo tienes que transponer los datos.

Copie las celdas deseadas -> Seleccione la celda de destino -> Botón directo del mouse y active la opción Transporner > Haga clic en Aceptar.

 

14. Ocultar los Datos Minuciosamente

Casi todos los usuarios saben cómo ocultar datos con el botón derecho para seleccionar la función Ocultar, pero esto se puede notar fácilmente.

Existe una forma mejor y más fácil de ocultar datos en Excel.

Seleccione la celda que desea ocultar-> Botón derecho del mouse -> Formato de celdas -> Vaya a la pestaña Número-> En la lista de opciones de la izquierda, seleccione Personalizado -> Escribir ;;; en el campo Tipo -> Haga clic en Aceptar

Entonces, todos los valores seleccionados serán invisibles. Los usuarios solo podrán verificar que haya algún valor en la celda en el área de visualización junto al botón de función.

 

15. Unifique el Texto Usando &

¿Sabía que es posible fusionar varios datos en diferentes celdas en una sola celda? Incluso más que la función es bastante simple:

Entonces, vaya a la celda de destino-> escriba = (igual) -> Seleccione la primera celda que se unificará-> Escriba & -> Seleccione la siguiente celda.

De todos modos, si tiene más celdas para fusionar, simplemente siga este procedimiento con todas las celdas que desee fusionar.

Obs-> Si desea poner un espacio entre palabras en el resultado final, debe escribir “” (comillas abiertas, espacio, comillas cerradas). Esto en Excel significa espacio. Entonces se vería así: A1 & ”“ & A1.

 

16. Cambiar el Texto a Mayúsculas o Minúsculas Automáticamente en Excel

Si necesita pasar todos los datos en su hoja de cálculo a mayúsculas, minúsculas o solo la primera letra mayúscula, no necesita escribir todo nuevamente, solo necesita usar las funciones de mayúsculas, minúsculas o = nompropio. ¡Es muy simple! Simplemente vaya a la celda de destino y escriba = MAYUSC y seleccione la celda a convertir.

Ejemplo:

= MAYUSC (A1) para convertir el texto a mayúsculas.

= MINUSC (A1) para convertir el texto a minúsculas.

= NOMPROPIO (A1) para convertir solo la primera letra de cada palabra a mayúsculas.

 

17. Ingrese Valores Desde 0

Cuando un valor de entrada comienza con cero, Excel eliminará cero de forma predeterminada. Esto se puede resolver fácilmente agregando un apóstrofe antes del primer cero, como se muestra a continuación:

 

18. Corrección Automática de Texto en Excel

Puede automatizar las correcciones de texto en Excel. Esta característica corrige automáticamente al valor correcto. Por ejemplo, si tiene el hábito de escribir UD en lugar de USTED, simplemente inserte la regla de que siempre que escriba UD, USTED lo corregirá automáticamente. Archivo -> Opciones> Revisión-> Opciones de Autocorrección-> Ingrese el texto que se escribirá en Reemplazar-> Ingrese el valor que reemplazará el valor incorrecto en el campo Por-> Aceptar.

 

19. Información Estratégica de Fácil Acceso

Sin embargo, tenga en cuenta que no es necesario que ingrese la fórmula Suma para conocer la suma de un rango dado; sin embargo, tampoco es necesario que ingrese la fórmula Promedio para conocer el promedio de un valor dado.

Además, en la barra de estado, ¡puede tenerlo todo rápidamente! En otras palabras, simplemente seleccione las celdas y marque toda la información que desee en la barra de estado. Del mismo modo, si necesita más información sobre la preparación, simplemente haga clic con el botón derecho en en personalizar la cinta de opciones y elija las opciones que desee.

 

20. Utilice “@” para Iniciar una Fórmula en Lugar de “=”

¡Mira qué asombroso! Si está harto de comenzar siempre una fórmula con el signo igual “=”, también puede usar “@” para iniciar una fórmula o función, es decir, por ejemplo: @soma (A1: B5), @ Promedio (D4: E10).

Resumen dos Trucos en Excel

Finalmente, como puede ver, ¡hay varios trucos en Excel que pueden ayudarnos a ahorrar mucho tiempo! Espero que hayas disfrutado de estos consejos básicos.

Deja tus comentarios.

Curso de Excel Básico, Intermedio y Avanzado:

Pronto, ¡Cursos de Excel Completo! Continúa leyendo nuestros artículos y entérate un poco más de lo que hablaremos en nuestra aulas virtuales.

Si llegaste hasta aquí deja tu correo y te estaremos enviando novedades.

¿Qué esperas? ¡Regístrate ya!

Accede a otros tutoriales de Excel

• Gráfico de Columnas Apiladas en Excel – Es Muy Facil
• Función Derecha en Excel – Aprenda a Usar
• Revisa Nuevos tipos de Datos en Excel
• Agregar Acciones y Geografía en Excel
• Gráfico de Proyección Solar en Excel
• Función BUSCAR en Excel: Paso a Paso Completo