5 Cosas que Debe EVITAR Hacer en Excel – Atención al n. 4

Aprenda 5 Cosas que Debe EVITAR Hacer en Excel: ¡sabe lo sospechoso que soy al decir que Microsoft Excel es maravilloso! Sin esta herramienta, las empresas no estarían donde están hoy.

Resulta que como Excel es muy completo, con varias características, fórmulas y funciones, a veces nos excedemos haciendo cosas completamente innecesarias.

En este artículo, hablaré sobre 5 características que debes pensar MUY BIEN antes de ponerlas en tu hoja de cálculo, porque mientras la hoja de cálculo “toma forma” y se vuelve más compleja, estas características pueden dificultar [¡y mucho!] La manipulación. 5 cosas que debe EVITAR hacer en Excel: consulte:

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1 – Celdas Fusionadas

¡Las células fusionadas son una maravilla! Amo esta función. Sin embargo, tenga cuidado, ya que pueden interrumpir la funcionalidad de la hoja de cálculo. Por ejemplo: pierde la capacidad de clasificar datos correctamente o ejecutar código en VBA. Sin mencionar que puede complicarte la vida si necesitas hacer una tabla dinámica, SUMA.SI, CONTAR.SI y así sucesivamente.

Pero tenga cuidado, si su hoja de cálculo es simple, use y abuse de esta función, ya que es extremadamente útil.

2 – Filas y Columnas Ocultas

Preste mucha atención a este tema:
Las filas y columnas ocultas son bienvenidas para mostrar hojas de cálculo, es decir, hojas de cálculo que se imprimirán para presentar un informe. Sin embargo, tenga mucho cuidado al usar esta función en las hojas de cálculo que están detrás de la hoja de cálculo de visualización, que son la base de datos para fórmulas y funciones como BUSCARV, Tabla Dinamica, SUMA.SI, etc.

En la práctica, las filas y columnas ocultas pueden confundir a otros usuarios que intentan seguir la lógica de su hoja de cálculo. Pueden excluir involuntariamente, pueden ignorar información importante y sin mencionar que, esta característica también afecta directamente los códigos VBA.

3 – Evita las Celdas en Blanco

Sé que no todas las hojas de cálculo tienen el 100% de sus celdas llenas de datos. Sin embargo, dejar las celdas vacías puede causar problemas en algunas funciones, por ejemplo: AUTOSUMA o usar el filtrado con celdas en blanco afectará los cálculos de Excel. Si su hoja de cálculo contiene celdas vacías, rellénelas con “cero” o alguna palabra, como N/A.

4 – Evita Fórmulas Complejas Innecesarias

Veo a muchos usuarios que desean poner todo su trabajo en una fórmula. Por ejemplo: = (Salario por hora * CantidadHoras) + (ValorHoraExtra * HoraExtradelMes) – (Descuento CanastaBásica) – (AtrasosdelMes) – (ConvenioMédico) + (Comisión) – (cargos) = Salario neto

Siempre digo que ser un Ninja del Excel no es solo aprender funciones y fórmulas. También es necesario pensar siempre en cómo facilitar las rutinas a través de la herramienta. En este caso anterior, está claro que no es necesario colocar todas las variables en una única fórmula. Separar la información, los subtotales es importante para tener una vista completa del informe.

5 – Cuidado con las Funciones Volátiles

La función volátil es aquella función que se actualiza junto con datos externos, como la función HOY (), AHORA ().
He sido testigo de innumerables situaciones en las que los usuarios han hecho un mal uso de estas funciones dentro de fórmulas complejas. El mayor error es cuando el usuario simplemente olvida que estas funciones siempre están actualizadas y, en muchos casos, los datos de la fórmula deben seguir siendo los mismos.

Te recomiendo que uses estas funciones solo en encabezados y pies de página, sin enlaces en fórmulas, ya que el riesgo de perderse es alto.