Aprender a gestionar bien el tiempo en el trabajo aporta beneficios tanto a tu productividad como a tu salud mental, ya que es prácticamente imposible no estresarte con las diversas tareas que tenemos y ver que todo llega tarde.
Teniendo eso en cuenta, hoy te traemos 10 estrategias de gestión del tiempo que te ayudarán a ser más productivo y vivir una vida más ligera, sabiendo que todo está bajo control.
¿Qué es la gestión del tiempo y la productividad?
La gestión del tiempo es un concepto muy simple. Está relacionado con todas las actividades que necesitas realizar y también con el tiempo que te lleva realizar cada una de ellas.
Y quizás te preguntes por qué es importante la gestión del tiempo. Es importante porque impacta directamente en tu productividad en el trabajo y también en tu salud mental, ya que uno de los mayores factores estresantes en el trabajo es la falta de gestión del tiempo.
Además, saber gestionar el tiempo en el trabajo también ayuda con tu productividad, ya que podrás saber exactamente cuánto tiempo tienes disponible y cuánto tiempo puedes dedicar a cada tarea.
Pero tenga la seguridad de que, si bien saber cómo administrar su tiempo es muy importante, no es que necesite un curso de administración del tiempo para organizarse.
Aquí en este artículo te daremos 10 consejos que, si los pones en práctica, podrás cosechar los beneficios de una vida más tranquila y organizada casi de inmediato.
10 estrategias de gestión del tiempo
¡Ahora pasemos a la parte de ejecución! Te vamos a dar 10 herramientas básicas de gestión del tiempo que pueden tener perfecto sentido en tu vida y que te ayudarán a salir de ese agujero negro de falta de productividad en el que te puedes encontrar.
1.La planificación es la clave del éxito
¿Planificas tus días, semanas y meses? A menudo nos confundimos y postergamos lo que hay que hacer debido a pura falta de planificación.
Un ejercicio muy importante que se debe hacer siempre es: ¿qué quiero lograr en un año? ¿Cómo pretendo lograr esto?
A partir de ahí, puedes empezar a planificar tus meses y establecer objetivos mensuales para que al final del año hayas alcanzado tu objetivo anual.
Luego, con las metas de los meses planificadas, al inicio de cada mes piensas en estrategias semanales que te pueden llevar a alcanzar las metas mensuales.
Y luego, al inicio de cada semana, logras organizar tu día, recordando siempre mezclar lo importante –es decir, lo que te llevará más lejos– con lo urgente y lo que simplemente debes hacer.
2. Di que no
Con tu semana y tus días organizados, te resultará mucho más fácil decir no a algunas cosas. Miras tu calendario y sabes que si dices sí a cualquier otra cosa, estás arriesgando tu objetivo del año. O al menos tu objetivo para el mes.
Con eso en mente, es mucho más fácil para usted rechazar algo o decir no a algo que simplemente no tiene espacio en su agenda.
Y si decir que no es un problema para ti, recuerda que si dices que sí a todo lo que te piden, incluso cuando no entra en tu agenda, te estarás diciendo no a ti mismo, a todo lo que tienes planeado y a sus objetivos a medio plazo.
3. Suceden imprevistos
Los imprevistos ocurren todo el tiempo y es necesario dejarles espacio en la agenda. Es posible que tu jefe te pida una tarea importante y urgente justo cuando te estabas preparando para comenzar otra tarea. Cuente con estos imprevistos y déjeles un espacio en su agenda.
Ya estás acostumbrado a tu rutina de trabajo y ya deberías saber, o al menos tener una idea, de la cantidad de tiempo que pierdes con imprevistos.
Un puesto directivo, por ejemplo, suele tener que hacer frente a muchos más acontecimientos imprevistos que un puesto que no tiene subordinados.
Si no tienes idea de cuánto tiempo dedicas al día a imprevistos, empieza por reservar al menos una hora al día para afrontar imprevistos y, si es necesario, auméntala.
4. Cuidado con las reuniones
Hay algunas empresas que tienen la cultura de pasar horas y horas realizando reuniones. La mayoría de ellos acaban siendo una enorme pérdida de tiempo en la que prácticamente no se resuelve nada.
Si este es el caso de su empresa, vaya a la reunión con una lista de verificación de lo que se debe abordar en esa reunión. Establezca la hora de inicio y también la hora de finalización.
Concéntrate lo más posible en resolver lo que está en tu lista de verificación.
Antes de finalizar la reunión, verifique que todos los asuntos pendientes se hayan resuelto.
5. Fíjese fechas límite
¿Conoces esa tarea que ya no soportas hacer y que parece llevarte el triple de tiempo del que debería?
Pon una hora. Por ejemplo, si necesita enviar un correo electrónico a 10 personas, tómese 20 minutos para hacerlo y esfuércese por hacerlo en esos 20 minutos.
Esto eliminará la mayoría de las distracciones y le permitirá concentrarse simplemente en realizar esa tarea que parece interminable.
6. Metas INTELIGENTES
¿Has oído hablar alguna vez de los objetivos INTELIGENTES? Muchas veces, cuando estamos organizando nuestras tareas y nuestros proyectos, nos olvidamos de ello, y luego nos confundimos si realmente logramos un determinado objetivo o qué sucedió realmente.
Las metas INTELIGENTES son metas que son específicas, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados.
Es decir, en lugar de ponerte una meta que necesitas para ser más productivo hoy, ponte una meta diferente: Hoy trabajaré 3 horas seguidas sin distracciones.
Este objetivo es Específico, porque te marcas un objetivo muy concreto: trabajar sin distracciones. Medible: durante 3 horas seguidas. Alcanzable, porque eres capaz de trabajar durante ese tiempo sin distracciones. Relevante, ya que trabajar todo este tiempo sin distracciones te hará tener mejores ingresos y Temporal, porque se hará hoy.
Cuando realmente completes tu día, notarás que estarás mucho más feliz con los resultados.
7. Céntrese en lo que produce resultados
¿Alguna vez has oído hablar de la regla de Pareto? Ella dice que sólo el 20% de tus acciones son responsables del 80% de tu éxito.
Así que, a la hora de organizar tu agenda, no olvides asegurarte de poner todos tus esfuerzos en el 20% más importante.
8. Delega lo que puedas
Si bien es importante aprender a decir no, también lo es aprender a delegar tareas. Tome todo lo que otra persona pueda hacer con calidad y subcontrate. No es necesario que realices todas las tareas, solo debes asegurarte de que se realicen con la mejor calidad posible.
9. Trabajar en lotes
Si tiene que completar varias tareas similares, simplemente hágalas todas a la vez. Esto hace que su cerebro funcione en una especie de flujo y su productividad aumenta. No intentes saltar de una tarea a otra, simplemente siéntate y haz lo que sea necesario.
10. Evita las distracciones
Definitivamente te has sentado a hacer alguna tarea y media hora después te has dado cuenta de que aún no habías empezado. Concéntrate en hacer lo que tienes que hacer cuando te lo propongas. Esté atento a las redes sociales, el correo electrónico y las conversaciones paralelas.
Si es necesario, muévase a otra habitación y simplemente concéntrese en lo que hay que hacer.
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